Dịch Vụ Tổ Chức Sự Kiện Giá Rẻ Chuyên Nghiệp

Tổ chức sự kiện hay còn gọi là tổ chức event là dịch vụ không còn quá mới mẻ ở Việt Nam. Các sự kiện khai trương, các hội chợ triển lãm, kỷ niệm ngày thành lập, quảng cáo các sản phẩm, mặt hàng … đều được các doanh nghiệp lựa chọn tổ chức sự kiện công phu với quy mô lớn. Mẫu chốt để có 1 sự kiện, event thành công tốt đẹp là các công ty dịch vụ tổ chức sự kiện phải chuyên nghiệp, uy tín và có nhiều kinh nghiệm. Bài viết sau sẽ cho chúng ta 1 cái nhìn tường tận về thế nào là Sự kiện, Event cũng như hiểu rõ về cách thực lựa chọn 1 Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp giá rẻ.

Mục lục:

1. Giới Thiệu về tổ chức sự kiện

Trước khi đi vào tìm hiểu tổ chức sự kiện, tổ chức event là gì ? Hay các công việc cần triển khai trong quá trình tổ chức sự kiện, chúng ta cần tìm hiểu Sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện

Sự kiện là gì ?

Theo từ điển tiếng Việt thì Sự kiện hay còn gọi là Event là sự việc xảy ra có ý nghĩa quan trọng với đời sống xã hội và được các phương tiện truyền thông quan tâm đưa tin như các giải bóng đá hay liên hoan tiếng hát truyền hình, thi hoa hậu hoàn vũ Việt Nam… mới được xem là sự kiện.

Tuy nhiên cũng có 1 cách hiểu khác sự kiện là những hoạt động liên quan đến hoạt động tiếp thị và thương mại của các doanh nghiệp như tổ chức hội nghị, hội thảo, khai trương, giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm,…

Có người lại hiểu sự kiện không chỉ bao gồm những hoạt động quy mô lớn như trên mà nó còn bao hàm cả những hoạt động mang ý nghĩa cá nhân và cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội như ma chay, cưới hỏi, sinh nhật,…

Tóm lại sự kiện hay còn gọi là Event là một hoạt động có chủ đích diễn ra tại một thời điểm nhất định, tại một địa điểm nhất định, tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia

Tổ chức sự kiện là gì ?

Tổ chức sự kiện ( tổ chức event) là tổ chức các hoạt động thông qua các hình thức hội thảo, hội nghị, triển lãm, tiệc,… trong các lĩnh vực thương mại, kinh doanh, văn hóa… Từ đó, nhằm gửi gắm thông điệp mà người tổ chức sự kiện muốn công chúng và khách hàng nhận thức được.

Trong quá trình tổ chức sự kiện, các đơn vị có trách nhiệm thực hiện theo kế hoạch. Theo dõi và hoàn thành các phần của sự kiện diễn ra suôn sẻ. Bắt đầu từ việc hình thành ý tưởng ban đầu cho đến khi sự kiện kết thúc.

Tổ chức sự kiện là gì ?

2. Thế nào là công ty dịch vụ tổ chức sự kiện giá rẻ chuyên nghiệp ?

Có rất nhiều cá nhân nhìn nhận vấn đề giá rẻ này chưa hoàn toàn đúng đắn. Giá rẻ không có nghĩa là không chuyên nghiệp và chất lượng không đảm bảo. Khi các doanh nghiệp cần tổ chức sự kiện nhưng không có nhiều kinh nghiệm tìm kiếm các đơn vị tổ chức, chính vì lẽ đó nhiều buổi tổ chức sự kiện diễn ra không thành công hoặc các công tác còn sơ sài, thiếu chuyên nghiệp trong khi giá thành lại đắt đỏ.

Vậy làm thế nào để tìm kiếm 1 đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp giá rẻ ?

Thứ nhất, đơn vị đấy phải có nhiều năm kinh nghiệm trong khâu tổ chức.

Thứ hai, đơn vị đẩy phải đủ quy mô về trang thiết bị, nhân sự….

Và cuối cùng, đơn vị đấy phải đáp ưng đầy đủ trọn gói các từ khâu chuẩn bị, tổ chức, cũng như triển khai 1 cách chi tiết, bài bản nhất.

Tại Hà nội, Quý doanh nghiệp có thể tìm đến Dịch vụ tổ chức sự kiện giá rẻ chuyên nghiệp Đăng Quang ADV. Đăng Quang ADV đã tổ chức rất nhiều sự kiện lớn tại Hà nội và trên toàn quốc với 1 bề dày kinh nghiệm. Chúng ta cùng tìm hiểu về các dịch vụ tổ chứ sự kiện giá rẻ của Đăng Quang ADV:

· Tổ chức sự kiện lễ khai trương

· Tổ chức sự kiện họp báo

· Tổ chức sự kiện chạy roadshow đường phố.

· Tổ chức sự kiện lễ ra mắt sản phẩm

· Tổ chức sự kiện lễ khánh thành

· Tổ chức sự kiện tiệc tất niên.

· Tổ chức sự kiện hội chợ triển lãm

· Tổ chức sự kiện lễ khởi động thổ

· Tổ chức sự kiện lễ hội nghị – hội thảo

· Tổ chức sự kiện chương trình thiếu nhi: tổ chức trung thu, ngày hội gia đình, quốc tế thiếu nhi, tổ chức noel,..

Dịch vụ tổ chức sự kiện

3. Các loại hình tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện bao gồm nhiều các lĩnh vực trong đời sống. Do đó, các loại hình tổ chức sự kiện cũng hết sức đa dạng. Chúng ta cùng tìm hiệu các loại hình tổ chức sự kiện chính như sau:

Tổ chức sự kiện kỉ niệm :

Những sự kiện lễ hội hoặc những sự kiện xã hội nhằm mục đích kỉ niệm. Bao gồm các lễ hội truyền thống, kỷ niệm ngày thành lập, sinh nhật, đám cưới…

Tổ chức sự kiện khen thưởng, tri ân :

Những sự kiện nhằm mục đích tôn vinh, thể hiện lòng kính trọng đối với những đóng góp của một cá nhân, tập thể. Ví dụ : lễ tưởng niệm, lễ trao giải,…

Tổ chức sự kiện giáo dục:

những sự kiện được tổ chức nhằm mục đích huấn luyện, truyền đạt thông tin mang tính giáo dục. Bao gồm : hội nghị, hội thảo, lễ tốt nghiệp, lễ phát bằng,…

Tổ chức sự kiện tiếp thị:

những sự kiện được tổ chức nhằm thu hút sự chú ý và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ. Bao gồm : hội chợ, giới thiệu sản phẩm, lễ khánh thành, khai trương,…

4. Quy trình tổ chức sự kiện

Để có 1 sự kiện ( event) thành công, các đơn vị cần phải nắm rõ và tuân thủ đầy đủ quy trình tổ chức sự kiện. Sau đây là quy trình các bước để tổ chức sự kiện.

Quy trình tổ chức sự kiện

4.1. Tiến hành nghiên cứu tổng thể về sự kiện

Trước khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn cần nghiên cứu và đưa ra các thông tin cơ bản nhất về sự kiện sắp tổ chức. Mọi loại hình sự kiện từ lễ khai trương, ra mắt sản phẩm mới, khởi công – động thổ… đều cần có những thông tin sau:

· Chủ đề chính của tổ chức sự kiện

· Thời gian tổ chức sự kiện

· Ngân sách dự kiến để tổ chức sự kiện

· Mục tiêu tổ chức sự kiện

· Thông điệp của sự kiện

· Sô lượng khách mời tham dự

4.2. Sáng tạo ý tưởng tổ chức sự kiện

Quy trình tổ chức sự kiện không thể thiếu bước xây dựng kịch bản. Đây chính là những nội dung sẽ diễn ra trong suốt sự kiện. Kịch bản sẽ có ý nghĩa quyết định đến thành công của một event. Vì vậy việc đầu tư để có một kịch bản chất lượng sáng tạo là vô cùng quan trọng.

Sáng tạo ý tưởng tổ chức sự kiện

4.3. Thiết kế sự kiện

Ở phần này, thiết kế sự kiện chính là việc cụ thể hóa ý tưởng thành những đầu việc bao gồm:

- Lựa chọn địa điểm thực hiện: nhà hàng, khách sạn, khu nghỉ dưỡng, công viên,…

- Xác định chủ đề chương trình

- Xác định thời gian tổ chức

- Thiết kế hình ảnh chương trình: phông, bạt, backdrop, standee, màn hình, presenter, đèn chiếu, video clip, logo, mũ và các dụng cụ khác.

- Xây dựng kịch bản chi tiết: nội dung chương trình, games, văn nghệ

4.4. Lập kế hoạch tổ chức:

Bước này sẽ chia kế hoạch tổ chức sự kiện ra thành nhiều mục chi tiết nhất. Một số vấn đề cần quan tâm khi lập kế hoạch tổ chức gồm:

- Nhân lực phục vụ sự kiện: nhân viên của nhà hàng, nhân viên phụ trách sự kiện, hỗ trợ đoàn, nhân viên kỹ thuật, nhân viên tiệc.

- Phương thức vận chuyển: ô tô

- Thiết bị sử dụng trong sự kiện: đèn, set up bàn tiệc, màn hình led, hóa trang trí, standee, backdrop, nước uống, ly cốc, máy tính, máy chiếu, rèm, cửa, loa, hộp bốc thăm.

- Dự đoán và kiểm soát rủi ro: rủi ro về kĩ thuật, về số lượng khách mời vượt quá dự kiến,…

- Ngân sách sự kiến cho tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

4.5. Thực hiện theo kế hoạch đã lập:

Các đơn vị đứng ra tổ chức cần phải liên hệ các nhà cung cấp dịch vụ để chuẩn bị cho các hạng mục có trong sự kiện. Tùy theo loại hình cũng như quy mô của sự kiện, quá trình chuẩn bị sẽ mất ít nhất 2 tuần để thực hiện.

Bước này, người tổ chức cần phải có sự kiểm soát chặt chẽ để hạn chế mọi sự cố có thể xảy ra.

4.6. Triển khai tổ chức sự kiện:

Trước khi tổ chức sự kiện khoảng 3 ngày , công tác dàn dựng sự kiện nên được chuẩn bị và thực hiện chu đáo. Bất kỳ sự sai sót ở giai đoạn này đều có thể gây ảnh hưởng xấu đến chương trình. Nên có sẵn bảng tổng hợp những công việc cần làm để từ đó theo dõi tiến độ thực hiện, đảm bảo tổ chức sự kiện thành công tốt đẹp.

4.7. Tiến hành triển khai sự kiện

Thời điểm chương trình bắt đầu thực hiện là ví dụ chứng minh cho thấy các quy trình tổ chức sự kiện có đúng đắn, chính xác hay không. Sau khi lập kế hoạch, chuẩn bị, và chạy chương trình, bạn vẫn cần thực hiện hoạt động giám sát, điều chỉnh nhân lực và xử lý các sự cố phát sinh (nếu có) trong sự kiện.

4.8. Kết thúc sự kiện

Sự kiện kết thúc, công việc tiếp theo là tiến hành thanh lý hợp đồng cho nhà cung cấp. Ngoài ra, bạn cũng cần rà soát lại công tác tổ chức và rút ra bài học cho những lần tổ chức tiếp theo.

Xem thêm: Quy trình dán decal taxi

5. Mục đích của tổ chức sự kiện

Mục đích của sự kiện chính là những kết quả mà nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện định ra nhằm phấn đấu đạt được trong quá trình thực hiện sự kiện đó. Thông thường một sự kiện thường hướng đến 3 mục đích chính sau:

- Nhằm hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của nhà đầu tư.

- Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông nhằm chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu.

- Giúp cải thiện hoặc làm thay đổi nhận thức của công chúng đối với thương hiệu hay nhãn hiệu của nhà đầu tư.

Công ty tổ chức sự kiện

5. Các lưu ý để tổ chức sự kiện thành công

Để có được hiệu quả tối ưu mà sự kiện mang lại thì cần phải có những điều kiện nhất định như phải được lên kế hoạch chu đáo, xác định mục tiêu chiến lược rõ ràng và có thể đo lường được. Và để thành công, trước tiên bạn phải hiểu được các nguyên lý cơ bản để mang lại thành công cho một sự kiện là gì.

Tìm và ấn định địa điểm tổ chức trước khi công bố sự kiện:

Việc đầu tiên ngay sau khi ấn định được ngày tổ chức sự kiện, bạn cần phải đi tìm được ngay một địa điểm ưng ý để tổ chức. Tốt nhất bạn nên hoàn thiện hợp đồng và các thủ tục liên quan đến địa điểm càng sớm càng tốt, tránh trường hợp bị tranh mất chỗ “đột ngột”.

Phát triển kế hoạch và luôn hành động theo nó:

Bạn cần phải đảm bảo rằng mọi quy trình tổ chức sự kiện của mình luôn bám sát theo kế hoạch. Ngoài ra, bạn cũng cần duy trì song song một kế hoạch trù bị cho mọi trường hợp xấu nhất xảy ra khi diễn ra sự kiện, như thời tiết thay đổi, diễn giả đến muộn,… để đảm bảo sự kiện của bạn được chuẩn bị tốt nhất.

Một kế hoạch chi tiết đến những phần việc nhỏ nhất, phân công chi tiết công việc cho từng người và có deadline cụ thể, là yếu tố cần để đạt được những mục tiêu đã đề ra.

Hãy làm việc bằng cái đầu thay vì chỉ biết chăm chỉ:

Tổ chức lưu trữ và theo dõi thông tin của người tham dự sự kiện một cách chi tiết, đầy đủ, khoa học vào một file Excel để có thể sử dụng khi tổ chức sự kiện và sau khi sự kiện kết thúc.

Hơn nữa, việc quản lý thông tin khách mời bằng fele Excel còn có thể giúp bạn tránh được lỗi trùng lặp, trồng chéo thông tin,… giữa các sự kiện.

Ngoài ra, Các thông tin về người tham dự sự kện thực sự cần thiết khi tạo bảng tên, thẻ địa điểm khi chuẩn bị sự kiện hay thư cảm ơn để gửi cho họ sau khi sự kiện kết thúc.

Chú ý đến cả những chi tiết nhỏ nhất:

Những chi tiết nhỏ đôi khi lại ảnh hưởng đến kết quả lớn. Nếu vô tình không để ý mà lên kế hoạch tổ chức sự kiện trùng với một ngày lễ tôn giáo thì hãy chú ý kỹ tới giới hạn trong thực đơn nhé.

Tổ chức sự kiện Evemt

Gửi thư mời có thông điệp hiệu quả:

Thư mời chính là điều đầu tiên mọi người nhìn thấy ở sự kiện của bạn. Vì thế, thư mời cần phải thông báo được tới người tham dự những chi tiết như: Cái gì, ở đâu, khi nào, những ai, tại sao và như thế nào,… có trong sự kiện của bạn.

Trang bị một số thiết bị cần dung để chữa cháy:

Khách mời tham dự sự kiện của bạn thường có xu hướng tìm đến bạn ngay khi họ gặp bất cứ một vấn đề khẩn cấp nào.

Vì thế những vật dụng tuy nhỏ như bông y tế, thuốc giảm đau hay băng dính hai mặt, kéo, bộ kim chỉ nhỏ,… sẽ vô cùng hữu dụng trong trường hợp này. Những chi tiết nhỏ này đôi khi lại tạo nên được ấn tượng lớn với khách mời của bạn.

Lập kế hoạch B cho mọi tình huống:

Sự kiện có thể đổ bể nếu bạn không có một kế hoạch dự phòng khi tình huống xảy ra không đúng theo kế hoạch. Vì thế bạn luôn phải có một kế hoạch dự trù cho mọi tình huống xảy ra, và hãy luôn giữ liên lạc với khách mời trong trường hợp mọi thứ đi theo chiều hướng xấu.

Nếu như trời chuẩn bị mưa thì bạn cân nhắc sử dụng lều bạt hoặc chuẩn bị thêm ô nếu khách mời cần phải đi bộ để di chuyển.

Đừng quên sử dụng công nghệ trong sự kiện:

Để đảo bảo cho sự kiện được diễn ra tốt đẹp, thì ekip thực hiện cần phải có sự phối hợp nhịp nhàng và đồng bộ. Vì thế, những sản phẩm công nghệ như bộ đàm, microphone, máy chiếu, loa, camera,.. là những vật dụng không thể thiếu.

Hãy lên một danh sách thiết bị và có kế hoạch thuê một đội kỹ thuật chuyên nghiệp để thiết lập các thiết bị vào đúng vị trí, cũng như đảm bảo chúng luôn hoạt động trơn tru trong suốt sự kiện.

Theo sát khách hàng chính là chìa khóa làm nên thành công:

Luôn nhớ giữ liên lạc thường xuyên với khách hàng xuyên suốt quá trình tổ chức sự kiện. Hãy gọi điện cho họ 2-3 ngày trước khi sự kiện diễn ra để xác nhận sự tham dự của khách hàng.

Chi tiêu trong phạm vi ngân sách:

Sẽ vô cùng tuyệt vời nếu bạn có thể thương lượng giá hoặc định giá thêm với các đơn vị phân phối thực phẩm, công ty trang trí,… Bởi sẽ có những khoản chi tiêu dôi ra khỏi kế hoạch, do đó những phần “mặc cả” này sẽ cứu ngân sách của bạn khỏi một bàn lạm chi trông thấy.

6. Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp giá rẻ Đăng Quang ADV

Đăng Quang ADV là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực quảng cáo ngoài trời, chung tôi cung cấp các dịch từ dán quảng cáo trên taxi, ô tô, quảng cáo trên xe buýt , dán quảng cáo trên xe tải , đến treo banner, băng rôn, roadshow ô tô, quảng cáo trên cầu vượt …. Tổ chức sự kiện, tổ chức event là 1 trong những mũi nhọn Đăng Quang ADV triển khai mạnh trong thời gian mấy năm gần đây. Chúng tôi cam kết mang đến cho quý doanh nghiệp 1 dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp giá rẻ với những cam kết chi tiết nhất đảm bảo hài lòng tới khách hàng

Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp giá rẻ

Tổ chức Roadshow ô tô

Quảng cáo led trên xe tải

Hãy liên hệ ngay Hotline 0888.113.236 để được tư vấn và nhận báo giá mới nhất!!!

CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ KINH DOANH ĐĂNG QUANG

Trụ Sở: Số 9b13/51 Phố Cảm Hội, Phường Đống Mác - Q Hai Bà Trưng - Hà Nội
Hotline : 0888.113.236 - 084.939.9999.

Web: Quangcaochuyennghiep.net
Mail: quangcaochuyennnghiep.net@gmail.com
Youtube: Youtube.com/c/dangQuangadv
Facebook: https://fb.com/roadshowxemay , https://fb.com/tochucroadshowtaihanoi, https://fb.com/Roadshowxedap
Zalo : 0888.113.236